2015年11月8日，清代宫廷史研究会2015年理事会在北京香山饭店召开。会长朱诚如、秘书长李国荣、任万平及沈阳故宫博物院、文化部恭王府管理中心、清西陵文物管理处、承德避暑山庄研究所、颐和园管理处、圆明园管理处、北海公园管理处、天坛公园管理处、中山公园管理处、呼和浩特博物馆等共计12家会员单位的理事出席会议。
　　会议由秘书长李国荣主持，秘书长任万平就2016年会议安排、今后会议及论文集出版模式、是否申请升级为一级学会以及吸纳新会员等4项议题提请理事会讨论、研究。会议议定：
　　一、关于2016年会议安排
　　会议听取了沈阳故宫博物院院长白文煜关于第十二届清宫史研讨会由沈阳故宫承办的申请。他提出，2016年是沈阳故宫博物院建院九十周年，第十二届清宫史研讨会由沈阳故宫承办，建议会议暂定时间为11月，拟在赫图阿拉城举办，会议经费及论文集由沈阳故宫博物院负责。
　　经与会成员讨论，最终决定同意沈阳故宫的申请，建议庆祝活动可策划为一整年的系列活动。同时考虑到气候因素，会议时间提前到9月或10月，定位以清代宫廷史寻根活动为宜，待会议议题确定后应尽早发出通知及邀请，以备为参会学者备出充裕的时间撰写高质量的论文。
　　任万平建议沈阳故宫博物院责成专人负责明年会议，确定好人选后及时与秘书处联络，商讨具体事宜，尽快向各会员单位发出通知。
　　二、关于今后会议及论文集出版模式的讨论
　　会议听取了秘书长任万平就今后会议模式及论文集出版模式的汇报。议定，以后年份若无会员单位全部承担会议经费，根据清代宫廷史研究会不缴纳会费的现实情况，可以考虑各会员单位的与会人员按出差形式参会，自付住宿及往返交通费，再适当收缴会务费，以补贴会议的材料费等各项杂费。如此，则会议地点不受限制，参会人数亦不受限制，各个会员单位可根据自身财务预算、科研能力酌情参加，将更有利于研究会的发展。至于出版论文集，如无专项经费，可在大会的次年，由朱诚如会长主编的《明清论丛》，收录清宫史研讨会论文。
　　三、关于是否申请升级为一级学会的讨论
　　会议听取了朱诚如会长将“清代宫廷史研究会”更名为“宫廷历史文化研究会”并升级为一级学会的建议。文化部恭王府管理中心孙旭光主任对一级学会运作方式予以介绍。他认为，申请为一级学会虽然有利于扩大清宫史研究队伍，但是同时也存在种种限制，比如一级学会需要有独立账户、固定办公地点、人员机构设置繁复等。最终决议，维持二级学会的现状，着重吸纳更多新会员扩大规模，增加学会活动，加强各单位间日常联系，促进业务共同提高。
　　四、关于吸纳新会员的通报
　　会议听取了李国荣秘书长就新会员入会的汇报。清代宫廷史研究会成立26年来不断壮大，近两年来，陆续有文物单位向理事会提出申请。理事会上，大家一致同意吸纳雍和宫管理处、中山公园管理处、景山公园管理处作为新的会员单位。截至目前，清代宫廷史研究会已有16家会员单位。
　　与会的所有理事都作了发言。最后由秘书长任万平作大会总结。她说，清代宫廷史研究会是由清代皇家遗址性博物馆或文物单位与清宫档案保管单位共同组成的学会，研究会积极吸纳业务性质、发展方向、治学兴趣一致的单位入会，尽管各个单位存在属性差异、地域差异、学术水平差异，但是共同的明清皇家历史纽带把大家联系到一起，通过交流切磋，各单位都受益匪浅，既提升了单位的学术地位，又促进了业务提升。李国荣最后建议，清宫史研究会今后还要继续加强与社会各界的合作交流，积极主动吸收社会上个体研究力量，发展个人会员，扩大社会影响。