第十二届清代宫廷史学术研讨会在辽宁省沈阳市召开期间（2016年10月16至18日），清代宫廷史研究会举行例行的理事会。会长朱诚如、秘书长任万平、李国荣及来自沈阳故宫博物院、河北省承德市文物局（避暑山庄博物馆）、清东陵文物管理处、清西陵文物管理处、文化部恭王府管理中心、北京市颐和园公园管理处、北京市天坛公园管理处、呼和浩特博物馆（恪靖公主府）、北京市圆明园管理处、北京市北海公园管理处等12家会员单位的常务理事、理事出席会议。北京市中山公园管理处、北京市景山公园管理处等8家拟申请入会单位的业务领导一并出席会议。
　　会议由秘书长李国荣主持，重点研究、确定以下议题：
　　一、学会学术活动发展通报
　　朱诚如会长首先发表讲话，清宫史会今年是第12届，自1989年创办以来，至今已27年，一个学会持续发展二三十年，而且每次会议都出版论文集，在中国的学会中确实不多，这一切都是靠大家的支持。近几年变化较大，有许多新面孔，但是仍然有很多一路跟着清宫史研究会成长的老同志，非常高兴有这么多新鲜力量的加入，感谢大家的支持，相信清宫史研究会会越来越兴旺发达。同时，朱会长还就当天会议提出三点：一是清宫史研究会一直坚持办活动，学术活动是主要活动，除此之外，还涉及到博物馆管理等多方面经验。会员单位在多方面都有交流并且有收获，这就是清宫史研究会能够办下去，并且不断兴旺发达的重要原因。二是每次办会都能得到承办单位的大力支持，这是最重要的。按照惯例，2015年本应召开研讨会，但是由于时间、经费、国家政策等种种原因没有办成只能推迟到今年。会上非常感谢沈阳故宫，尽最大努力把会议的准备工作做的很充分。三是以后会议模式问题有待大家讨论协商。
　　任万平秘书长就清宫史研究会学术活动的发展向拟入会各单位理事一一做介绍。清代宫廷史研究会成立于1989年，是中国史学会下属的二级学会，由清代皇家遗址性博物馆或文物单位与清宫档案保管单位共同组成的学会，前期有6家创办单位，分别是故宫博物院、中国第一历史档案馆、沈阳故宫博物院、承德市文物局、清东陵文物管理处、清西陵文物管理处。1998年朱诚如先生接任会长后，本着扩大皇家遗址联盟促进学术研讨和业务工作开展的目的，加之不断有单位提出入会申请。2006年后，陆续吸纳恭王府管理中心、颐和园公园管理处、天坛公园管理处（2008年），呼和浩特博物馆（恪靖公主府，2009年），圆明园管理处、北海公园管理处（2011年）。至此，清代宫廷史研究会已有12家会员单位，会员单位类型由皇家遗址、档案保管单位逐步扩大到与皇家相关的王府公主府、皇家的三山五园等苑囿机构，这是清宫史研究会一个较大的发展。
　　关于学会的学术发展情况，学会基本坚持每两年举办一次研讨会，大会之后出版相关的学术论文集，隔年召开一次理事会，持续规范地进行学术活动。以前的开会形式是由一家单位总体承办，会议准备、会务以及全部会议代表的落地接待都由承办单位承担。2014年国家新出台《中央和国家机关会议费管理办法》，对会议人数及预算经费的种种限制使某一会员单位全盘承担会议困难较大。故通过上次理事会决议，以后年份若无会员单位能够全部承担会议经费，则议定由一家单位承担会议的膳食补贴和相关会务工作，各会员单位的会议代表按出差形式参会，自付住宿及往返交通费等。至于出版论文集，可由承办单位或清宫史学研究会等申请专项资金。如此，各会员单位可根据自身财务预算、科研能力酌情参加，将更有利于研究会的发展。同时，任万平秘书长指出，论文集出版需规范，从第十一届开始，论文集要有统一的模式，从文集书名到封面形式再到装帧设计要趋同，这样学会的特色才会更加鲜明。
　　二、第十二届清宫史会筹备情况汇报
　　沈阳故宫博物院向理事会汇报了本次大会的筹备情况。
　　一是研讨会的筹备情况，自去年理事会确定2016年第十二届清宫史研讨会在沈阳召开，2016年年初，通过与清宫史会的会长和两位秘书长多次探讨，确定了本次研讨会的主题；2016年1—3月，沈阳故宫向各会员单位和特邀专家学者寄出预邀请函和会议主题；2016年5月，在收到各会员单位、专家学者的邀请函回执后，着手进行整个大会的筹备，包括住宿安排，寄发正式邀请函，编印会议手册等；2016年8—9月，完成会议宾馆的公开招标工作；2016年10月初，向朱诚如会长和两位秘书长做最后汇报，完成会议手册的编印。
　　二是参会会员单位和会议代表的情况。本次研讨会会员单位和拟申请加入的会员单位共有二十家，其中十二家是老会员单位，另有八家是文博和园林界拟申请加入清宫史研究会的单位。本次大会共计有会员单位代表、拟申请加入会员单位代表、特邀专家学者代表123人，其中会员单位和拟申请加入会员单位代表95人，特邀专家和学者28人，共收到会员单位代表和特邀专家学者代表提交的论文题目及内容提要共89篇。
　　三、吸纳新会员的通报
　　会议听取了李国荣秘书长就新会员入会的汇报，此次申请加入清宫史研究会的单位有8家，分别是北京市中山公园管理处、北京市景山公园管理处、北京市香山公园管理处、清永陵文物管理所、沈阳市东陵公园管理中心（清福陵）、沈阳市北陵公园管理中心（清昭陵）、辽阳市博物馆（清东京陵）、长春伪满皇宫博物院。理事会上，八家单位分别介绍了与清宫史研究的特殊关系以及业务上密不可分的内在联系，同时表达了强烈的入会期望。朱诚如会长对八家单位的申请予以肯定，并表示研究会要积极吸纳业务性质、治学兴趣、发展方向一致的单位入会，积极推进各会员单位间的学术活动与业务交流，不断壮大清代宫廷史研究队伍。
　　会议讨论了2017年理事会的承办单位，最后议定长春伪满皇宫博物院为2017年理事会的承办单位。